Implementace ERP krok za krokem: 4 fáze projektu
Tomáš Lauer, CEO & ERP Konzultant
Přemýšlíte o novém ERP systému, ale nedokážete si představit, co se vlastně bude dít po podpisu smlouvy? Nejste sami. Implementace firemního systému je projekt, který zasáhne téměř každého ve firmě, a právě nejasnost, jak bude probíhat, bývá hlavní důvod, proč se firmy rozhodnutí odkládají. V tomto článku vás provedeme celým procesem krok za krokem tak, jak ho vedeme my v Elfoxu.
Proč je dobré znát postup předem
ERP není krabicový software, který nainstalujete a funguje. Je to nástroj, který musí odpovídat tomu, jak vaše firma skutečně pracuje: jak vystavujete faktury, jak funguje sklad, kdo schvaluje objednávky, odkud berete data pro rozhodování. Proto se dobrý projekt nikdy nezačíná instalací, ale porozuměním. Náš osvědčený proces má čtyři fáze a každá z nich má svůj smysl. Když se některá přeskočí, výsledek se dříve nebo později projeví.
Fáze 1: Analýza a strategie
Vše začíná rozhovory a mapováním. Společně s vámi projdeme, jak firma funguje dnes: které procesy fungují dobře, kde se ztrácí čas, kde vznikají chyby a co se řeší v Excelu nebo e-mailem. Zároveň si ujasníme cíle. Chcete mít přehled o skladu v reálném čase? Propojit e-shop s účetnictvím? Zrychlit fakturaci?
Výstupem fáze je návrh architektury řešení: jaký systém se hodí, jaké moduly budete potřebovat a jak se propojí s tím, co už používáte. Jsme certifikovaní partneři Odoo i HELIOS iNuvio a nejsme vázáni na jednoho dodavatele, takže vám můžeme objektivně poradit, který systém sedí vašim procesům, případně jak oba šikovně zkombinovat.
Co můžete čekat: pracovní schůzky, otázky na detaily vašeho provozu a návrh řešení včetně orientační kalkulace.
Fáze 2: Implementace
V druhé fázi se návrh mění ve funkční systém. Nastavíme ho na míru vašim procesům, podle potřeby vyvineme doplňky a napojíme integrace, například e-shopy nebo logistiku. Důležitou součástí je také migrace dat ze stávajících systémů, ať už jde o Excel, Money S3, Pohodu nebo jiný ERP.
Tady se často ukazuje, jak důležitá byla první fáze. Čistá a dobře připravená data výrazně zjednoduší celý projekt, a proto součástí analýzy vždy zmapujeme stávající data a navrhneme plán migrace.
Co můžete čekat: postupné předávání hotových částí k vyzkoušení a zpětná vazba od lidí, kteří se systémem budou pracovat.
Fáze 3: Školení a adopce
Nejlepší systém je k ničemu, když ho lidé nepoužívají, nebo ho používají jinak, než byl navržen. Proto školení není formalita na konci projektu, ale samostatná fáze. Učíme váš tým pracovat se systémem efektivně, v situacích, které skutečně řeší každý den.
Systém je jen tak dobrý, jak ho lidé používají. Právě adopce rozhoduje o tom, jestli se investice vrátí.
Co můžete čekat: školení podle rolí, tedy účetní, sklad, obchod a vedení se učí to, co potřebují oni.
Fáze 4: Podpora a rozvoj
Spuštění systému není konec, ale začátek. Firma roste, mění se procesy, přibývají nové potřeby. Nabízíme SLA podporu s garantovanými reakčními časy, pravidelné aktualizace systému a průběžný rozvoj podle toho, kam se vaše firma posouvá. Většina našich klientů u nás zůstává v dlouhodobé spolupráci.
Co můžete čekat: stálý kontakt na člověka, který váš systém zná, a možnost postupně přidávat další moduly nebo automatizace.
Jak dlouho implementace trvá a kolik stojí
Upřímná odpověď zní: záleží. Základní nasazení Odoo s klíčovými moduly zvládneme zhruba za 4–8 týdnů. Komplexnější projekty s migrací dat a integracemi třetích stran obvykle trvají 3–6 měsíců. Délku nejvíc ovlivňuje připravenost dat a součinnost z vaší strany.
Cena závisí na rozsahu projektu, počtu modulů a složitosti procesů. Menší implementace Odoo začínají řádově na desítkách tisíc korun, komplexnější projekty s HELIOSem se pohybují výš. Orientační kalkulaci na míru připravíme na úvodní konzultaci zdarma.
Jak pomoci, aby projekt šel hladce
-
Určete odpovědnou osobu. Někdo z vaší strany by měl mít v projektu jasnou roli a čas na rozhodování.
-
Zapojte lidi, kteří se systémem budou pracovat. Nejlépe víte, co v praxi funguje, ti, kdo to dělají denně.
-
Podívejte se na svá data. Duplicity, neaktuální položky a nejasné číselníky jsou nejčastější zdroj zdržení.
-
Nebojte se zjednodušovat. Nový systém je příležitost zbavit se procesů, které existují jen ze setrvačnosti.
Časté otázky
Mám už existující systém. Dá se z něj přejít? Ano, data běžně migrujeme z Excelu, Money S3, Pohody i jiných ERP. Součástí analýzy je vždy zmapování stávajících dat a návrh plánu migrace.
Pracuji přímo s vámi, nebo s týmem? Strategii, architekturu a klíčová rozhodnutí řešíte přímo s Tomášem Lauerem, zakladatelem Elfoxu. Na realizaci jednotlivých částí se podílí zkušení specialisté.
Co když nevím, jestli zvolit Odoo, nebo HELIOS? To je běžný začátek. Na základě analýzy vašich procesů vám objektivně poradíme, co sedí vaší firmě.
Závěr
Implementace ERP není černá skříňka. Má jasné fáze, jasné výstupy a dobře naplánovaný postup. Pokud zvažujete digitalizaci firmy a chcete vědět, co by vás čekalo ve vašem konkrétním případě, domluvte si nezávaznou konzultaci zdarma. Zmapujeme vaše procesy, navrhneme řešení a připravíme orientační kalkulaci bez závazků.