Proč vaše účetní každý měsíc volá, že něco chybí — a jak to řešíme jinak
Tomáš Lauer, CEO & ERP Konzultant
Znáte to. Konec měsíce, telefon zvoní, a na druhé straně účetní: „Chybí mi faktura za ten materiál, můžete mi ji poslat?" Vy se hrabete v e-mailech, v Dropboxu, ve fotkách v telefonu. Něco najdete, něco ne. Za tři dny stejný telefonát, jiná faktura. A na konci měsíce se dozvíte, jak si firma vlastně stála s třítýdenním zpožděním, kdy už s tím stejně nic neuděláte.
Tohle není chyba vaší účetní. Je to chyba modelu, který většina účetních firem používá dodnes: faktury v e-mailech, doklady na papíře, přehled o stavu jednou měsíčně po uzávěrce. Postavili jsme účetní službu, která tenhle model mění od základu.
V čem je problém
Běžná externí účetní firma pracuje reaktivně. Vy pošlete doklady, ona je zpracuje, na konci měsíce dostanete výkaz. Mezi tím nevíte, kde stojíte, a účetní neví, co jí ještě chybí. Vznikají tři konkrétní bolesti:
Reklamace a dohledávání. Každý měsíc kolečko „pošlete mi chybějící doklady". Vaše kapacita jde na administrativu, kterou by měl řešit systém.
Latence. Reporting až po uzávěrce znamená, že rozhodujete podle dat, která jsou tři až čtyři týdny stará. Pro firmu, která roste, je to zásadní rozdíl.
Data ve dvou nepropojených světech. Zvlášť pokud už používáte nějaký podnikový systém, faktury tečou jedním kanálem, účetnictví běží v druhém, a mezi nimi se ručně přepisuje. Duplicity, chyby, ztracený čas.
Jak to děláme my
Účetnictví od Elfoxu stojí na jednoduchém principu: máte jedno místo, kam vše hodíte, a v reálném čase vidíte, jak si stojíte.
To místo je Foxio: náš klientský portál, který jsme vyvinuli, aby spolupráce s účetní fungovala jinak než přes e-maily a přílohy.
Fakturu nahrajete přetažením, vyfotíte mobilem, nebo ji rovnou přepošlete na svou e-mailovou adresu v portálu. AI ji automaticky načte — dodavatele, částku, DPH, datum — s přesností přes 95 % na běžné české faktury. Vy jen zkontrolujete a schválíte. My zaúčtujeme.
A klíčová část: kdykoli se podíváte, vidíte aktuální stav. Co je zaúčtováno, co čeká na vaše schválení, co je potřeba dořešit. Žádné čekání na uzávěrku, abyste zjistili, jak na tom jste. Každá operace má auditní stopu, dohledáte, kdo co kdy udělal.
Pro firmy, které rostou, jde portál dál než jen k fakturám. Umí evidovat obchodní kontakty a příležitosti, vytvářet nabídky, poskytovat reporting pro vedení. Postupně se z „portálu k účetnictví" stává nástroj, přes který řídíte kus provozu firmy.
Co vás na tom bude nejvíc bavit
Řekneme to na rovinu, protože to slýcháme od klientů skoro doslova: po měsíci si většina lidí nedovede představit návrat k e-mailům. Není to o tom, že bychom vás nutili do nové technologie. Je to o tom, že drobná denní otrava: kam jsem dal tu fakturu, poslal jsem už účetní všechno, kolik nám vlastně zbývá... prostě zmizí.
Účetní, kteří rozumí vašim procesům
Portál je nástroj. Ale za ním jsou lidé a v tom je druhý rozdíl.
Naši konzultanti nepřišli z čisté účetní praxe. Prošli implementacemi podnikových systémů a rozumí tomu, jak data ve firmě vznikají, od objednávky přes sklad po fakturu. Neděláme účetnictví jako mechanický akt přepisování dokladů. Díváme se na něj jako na obraz toho, jak firma reálně funguje. Problém často vidíme dřív, než se promítne do uzávěrky.
Prakticky to znamená, že když u vás něco skřípe — data nesedí, proces se zadrhává, něco se dělá zbytečně dvakrát — nejsme jen ti, kdo to zaúčtují. Jsme ti, kdo vám řeknou, kde je příčina a jak ji odstranit.
Pro koho to je (a pro koho ne)
Buďme upřímní, protože to šetří čas oběma stranám.
Sedneme si, pokud jste firma zhruba od 5 do 50 zaměstnanců, rostete, chcete přehled v reálném čase místo čekání na uzávěrku, a jste otevření tomu pracovat přes digitální portál místo posílání PDF e-mailem. Typicky e-commerce, distribuce, lehká výroba nebo služby s vyšší fakturací.
Nejsme pro vás, pokud hledáte nejlevnější zpracování DPH, chcete výhradně papír a osobní schůzky u účetní, nebo potřebujete jednorázové přiznání bez další spolupráce. To umí líp někdo jiný a nemá cenu předstírat opak.
Jak začít
První krok je nezávazný discovery hovor, zhruba 30 minut. Projdeme, jak dnes účetnictví řešíte, kde vás to tlačí, a jestli si vzájemně sedneme. Když ano, dostanete přístup do portálu a rozjedeme spolupráci. Když ne, aspoň budete mít jasno.
Účetnictví, které vás přestane každý měsíc obvolávat, že něco chybí. Zní to jako maličkost. Ale je to přesně ta maličkost, kvůli které si na nás klienti zvyknou.
Chcete si nezávazně popovídat o tom, jak by účetnictví mohlo vypadat u vás?